Direkteoppgjør er enklere enn du kanskje tror

Vi plukker opp saken fra journalsystemet og gjør resten:

• – Regner ut egenandelen etter forsikringsselskapets egne regler — fast og bevegelig del.
• – Sender betalingslenke på SMS til dyreeier.
• – Sender det strukturerte kravet til forsikringsselskapet.
• – Avstemmer oppgjøret når selskapet svarer, og holder dyreeier informert underveis.

Klinikkens navn står i all kommunikasjon til dyreeier. Convene jobber i bakgrunnen.

De fire stegene øverst på denne siden. Det er alt. Du skal ikke lenger regne ut egenandel, fylle ut skjema, sende krav eller purre på utestående.

Median 2 minutter og 24 sekunder fra betalingslenken er sendt til den stipulerte egenandelen er betalt.

I praksis betyr det at egenandelen som regel er betalt før dyreeier har forlatt klinikken.

I snitt cirka 5 døgn etter at kravet er sendt. Det varierer med selskap og sakstype.

En SMS med en betalingslenke for egenandelen, i klinikkens navn. Deretter får de beskjed underveis – når kravet er sendt, og når oppgjøret er ferdig og beløpet eventuelt er justert.

Forsikringsselskapet behandler kravet automatisk, og diagnosen er det de vurderer dekningen mot. Uten diagnose stopper saken, og den må håndteres manuelt i etterkant.

Én diagnose er minimum. Har saken flere, registrer alle.

To grunner: forsikringsselskapet identifiserer forsikringstaker på det, og vi trenger det for å kunne kreve inn egenandelen fra riktig person.

Mangler det, får du ikke sendt direkteoppgjør. Legg det inn på kunden i journalsystemet før du setter TAG-en.

Det handler om skadesaken, ikke om besøket:

• NY – det er ikke sendt direkteoppgjør på denne skadesaken før.
• PÅGÅENDE – det er sendt direkteoppgjør på denne skadesaken tidligere, for eksempel ved en kontroll eller en oppfølgende behandling.

En pasient som kommer inn med noe helt nytt, får NY – selv om dere har sendt direkteoppgjør på samme dyr før.

Det er en kvittering, ikke en oppgave. TAG-en legges på fakturaen automatisk etter cirka ti sekunder, og betyr at vi har plukket opp direkteoppgjøret og sendt informasjonen til forsikringsselskapet og betalingslenke til kunden på egenandelen.

Ser du den, er saken i gang. Da kan du gå videre til neste pasient.

Det er egenandelen regnet ut på forhånd, ut fra forsikringsselskapets egne regler for fast og bevegelig egenandel, før selskapet formelt har behandlet saken.

Tidligere visste ingen hva egenandelen ble før selskapet hadde svart. Klinikken la ut for hele behandlingen og måtte kreve inn egenandelen i etterkant. Nå kan den kreves inn mens dyreeier fortsatt er i klinikken.

Det retter seg selv når det endelige oppgjøret kommer:

• Betalt for mye – beløpet refunderes til kortet som ble brukt.
• Betalt for lite – dyreeier får en ny betalingslenke på SMS.

Klinikken trenger ikke gjøre noe. Korrigeringene håndteres normalt i løpet av kort tid etter at selskapet har svart.

Nei. Dette er den vanligste misforståelsen.

Transaksjonskostnad beregnes kun av egenandelen – beløpet dyreeier faktisk betaler med kort. Den delen forsikringsselskapet dekker, går ikke gjennom kortterminalen og gir derfor ikke transaksjonsgebyr.

Det er klinikkens eget gebyr for å tilby direkteoppgjør, lagt inn som en egen prislinje i journalsystemet. Klinikken bestemmer selv størrelsen.

Snakk med klinikkleder hvis du er usikker på hva som gjelder hos dere.

• – Fremtind (inkluderer DNB, Eika og SpareBank 1)
• – If
• – Frende
• – Storebrand (kommer)
• – Agria
• – Gjensidige
• – KLP
• – WaterCircles
• – Landkreditt
• – JBF (Jernbanepersonalets Bank og Forsikring)

Tryg tilbyr per i dag ikke direkteoppgjør.

NB. Listen kan endre seg. Er du i tvil om et selskap, sjekk med klinikkleder eller ta kontakt med oss.

Selskapet trenger nok informasjon til å kunne vurdere dekningen automatisk:

– Opplysninger om dyret og forsikringen
– Dyreeiers kontakt- og identitetsopplysninger
– Fakturaen for besøket
– Sykehistorien – anamnese, utredningsplan, behandling og diagnose

Dyreeier skal være informert om dette og samtykke til direkteoppgjør før du setter TAG-en.

Gå gjennom dette først:

• – Er fakturaen faktisk satt klar til betaling?
• – Har du satt på en av de aktuelle TAG-en, NY / PÅGÅENDE?
• – Er forsikringsselskap, forsikringsnummer og personnummer fylt ut?
• – Er det registrert minst én diagnose?

Stemmer alt og det fortsatt ikke skjer noe etter et par minutter, ta kontakt med oss.

Har fakturaen ikke gått videre ennå, kan du rette opp selv: fjern feil TAG, sett riktig, og sett fakturaen klar til betaling på nytt.

Har saken allerede fått «Fakturert av Convene», er den sendt. Da bør du ta kontakt med oss i stedet for å endre noe selv.

Da setter du ingen TAG, og fakturerer som vanlig. Direkteoppgjør skjer bare når dyreeier har samtykket.

Dyreeier blir purret automatisk, og betalings lenken blir sendt på nytt. Blir ikke denne betalt, følger vi opp automatisk med inkassovarsel og eventuelt videre innfordring. Klinikken trenger ikke følge opp manuelt.

Gjelder det en konkret sak som har blitt stående, ta kontakt med oss så ser vi på den.